Dit artikel beschrijft de waarde van out-of-office meldingen voor jou als e-mailmarketeer. Ben je geen e-mailmarketeer, maar kom je via Google op deze pagina terecht en ben je op zoek naar een origineel out-of-office bericht? Hier vind je voorbeelden van out-of-office meldingen met een knipoog.
Je vraagt je af waarom het interessant is om door out-of-office meldingen heen te gaan? Het geeft je inzicht in je databestand en afmelden van inactieve ontvangers verhoogt je open rate, CTO en CTR. Reden genoeg om hier eens aandacht aan te besteden. 🙂
Inhoudsopgave
Profielselecties
Vaak komt heel duidelijk de man/vrouw verhouding naar voren, leeftijd van je ontvangers, beroep, taal, etcetera. Belangrijke data voor elke marketeer. Wanneer je deze gegevens in je opneemt, bedenk dan tegelijkertijd eens of je wel de juiste profielselecties maakt. Wellicht kan je heel gemakkelijk, met bestaande data, gesegmenteerder en dus slimmer gaan mailen.
Niet meer werkzaam
Bij B2B e-mailmarketing kom ik bijvoorbeeld vaak de volgende melding tegen:
“Ik ben sinds 17 maart niet meer werkzaam bij …. Voor vragen kun je terecht bij …”.
Hier liggen twee kansen:
- De eerste is het afmelden van het record waarvan je de out-of-office terugkreeg. Dit is toch een adres die niet meer voor opens, clicks of conversie zal zorgen en dus je statistieken vertroebelt. Dit record zoek ik dus op in mijn e-mailmarketing software en zet het record op “opt-out”.
- In geavanceerde systemen heb je de mogelijkheid om in het CRM-gedeelte notities te plaatsen. Ik zet daar dan ook altijd een kopie in van de out-of-office melding, inclusief datum. Dit record zal niet meer gemaild worden. Zo, dit houdt je database lekker schoon en je statistieken optimaal!
- De tweede kans zit hem in de opvolging. Voor vragen kan ik immers terecht bij… Is dit de vervangend e-mailmarketeer? Zo niet, wie neemt dan de taken waar? Direct maar even een mailtje aan wagen dan. Stuur simpelweg de out-of-office naar het e-mailadres van de nieuwe contactpersoon, leg uit wie je bent, dat het om het bijwerken van het e-mailadres gaat en vermeld bovenstaande vragen. Vergeet uiteraard niet om van de gelegenheid gebruik te maken om de vervangen een opt-in te vragen voor jullie mailinglijst. 😉
Tijdelijk afmelden
Een e-mailmarketeer wil natuurlijk maar één ding. Zo hoog mogelijke open-, doorklik- en conversieratio. De basis is natuurlijk je database. Je kunt namelijk alleen hoge ogen gooien wanneer je database mensen bevat die ook écht geïnteresseerd zijn in jouw merk of uitingen. Het gaat niet om kwantiteit, maar om kwaliteit. Juist door deze out-of-offices door te nemen kan je hierop inspelen.
Zo zie ik vaak out-of-offices van mensen die voor langere tijd op vakantie gaan. Ik kan mij heel goed voorstellen dat wanneer diegene na een aantal maanden terugkomt en de mailbox doorworstelt, zich gaat ergeren aan al jouw aanbiedingen die inmiddels niet eens meer geldig zijn. Nou heb jij zo je best gedaan om met naam en toenaam zichtbaar te zijn. Wat kan hier het gevolg van zijn? Juist, negatieve branding.
Maar daar kan ik toch niets aan doen? Natuurlijk wel! Heb je je ontvanger de kans geboden om zich van te voren tijdelijk af te melden? Hoe zijn je campagnes hierop ingericht? En als het al te laat is, meld het record dan zelf tijdelijk af en stuur hier een mail over. Wees proactief en kijk eens met een kritische blik naar je eigen e-mailmarketing.
Tot slot
Mijn voorbeelden zijn natuurlijk erg B2B-gerelateerd, maar ik ben ervan overtuigd dat er zowel voor B2B als voor B2C grote kansen liggen in het afhandelen van out-of-office meldingen. Ook wanneer je database heel veel records bevat. Ga het gewoon eens doen. Je zult zien dat je meer gevoel krijgt bij je doelgroep. Een gevoel dat je weer nieuwe inzichten verschaft. En het is de makkelijkste manier om je database up-to-date te houden.
